اصول تنظیم قرارنامه
قرار نامه چیست؟
برای انعقاد قراردادهایی که اشخاص منعقد میکنند به خصوص در مواردی که موضوع قرارداد مهم است یا مبلغ قرارداد مبلغ نسبتاً چشم گیری است معمولاً دوره ای تحت عنوان مذاکرات پیش قراردادی وجود داد. مذاکرات اشخاص قبل از انعقاد قرارداد میتواند واجد آثار حقوقی باشد، به نحوی که آزادی اشخاص را محدود کند و یا آنها را در انجام برخی امور مکلف و مقید سازد. در مذاکرات پیش قراردادی طرفین برای آنکه خود را در انعقاد یک قرارداد جدی نشان دهند و طرف دیگر را برای ادامه مذاکراتی که ممکن است ماهها به طول بیانجامد قانع سازند، معمولا از طریق تنظیم سندی اقدام به اعلام و قبول موضوعاتی می نمایند که این موضوعات متعاقباً مبنای قرارداد اصلی محسوب شده و یا اینکه بخشی از آن را تشکیل می دهند.
چنین سندی که به امضای طرفین مذاکره کننده می رسد، تحت عنوان قرارنامه Letter of Intent شناخته می شود. قرارنامه یکی از نشانه های جدیت طرف های مذاکره کننده در انعقاد قرارداد است و نشان میدهد عزم راسخی برای رسمی کردن توافقات فی مابین وجود دارد و با توجه به زمینه رابطه تجاری طرفین میتواند موضوعات متفاتی از قبیل استعلام قیمت یا پیشنهاد قیمت، اعلام تمایل برای سرمایه گذاری مشترک و … را در بربگیرد.
قرارنامه چه کاربردی دارد؟
قرارنامه در مذاکراتی که شامل موضوعات گسترده و پیچیده هستند به خصوص وقتی اجرای تعهدات قراردادی زمان بالنسبه زیادی را در بر میگیرد و حتی ممکن است طرف اصلی قرارداد برای انجام تعهدات مجبور باشد قراردادهای جزئی دیگری را منعقد سازد یا در مواردی که قرارداد بین چند شرکت یا شخص باشد که همکاری آنها در نهایت به تحقق موضوع قرارداد می انجامد بیشترین کاربرد را دارند. با وجود این، مهمترین کاربرد قرارنامه انسجام بخشی و رسمیت دادن به مذاکرات و توافقات انجام شده میان طرفین و مشخص نمودن مواردی است که نیاز به مذاکره بیشتری دارند و یا تعیین اقداماتی است هر یک از طرفین جهت انعقاد قرارداد اصلی میبایست انجام دهند.
تنظیم قرارنامه چه اصولی دارد؟
قرارنامه استاندارد باید از اصولی که در تنظیم آن شناخته میشود تبعیت نماید مثلا باید در بیان موضوعات مورد بحث و توافقات طرفین صراحت داشته باشد. پیچیده گویی تنها موجب بی اعتمادی یا طولانی تر شدن روند مذاکرات خواهد شد. سایر اصولی که در مذاکرات پیش قراردادی وجود دارد مثل عدم مذاکره موازی با اشخاص ثالث یا نادیده گرفتن توافقاتی که قبل از صدور قرارنامه حاصل شده است ممکن است در ظاهر یک اقدام هوشمندانه تلقی شود ولی درنهایت نتیجه ای جز سوء شهرت نخواهد داشت.
نکته مهم آن است که اصولاً مفاد قرارنامه برای طرفین و امضاء کنندگان آن الزام آور نمی باشد. با اینحال، می توان براساس حساسیت موضوعات مطرح شده در مذاکرات و مفاد قرارنامه برخی از قسمت های آن را برای یکی از طرفین و یا هر دوی آنان الزام آور ساخت. بنابراین، توجه به ادبیات بکار رفته در تدوین قرارنامه جهت الزام آور یا غیرآلزام آور بودن مفاد آن حائز اهمیت فراوان است؛ چرا که غفلت در این خصوص می تواند متضمن پیامدهای حقوقی گوناگونی برای طرفین باشد.
قرارنامه به صورت کتبی و غالباً در قالب جدول یا بندهایی تنطیم میشوند که دربردارنده موارد ذیل است:
- مقدمه: بیانگر آن است که قرار نامه در راستای چه هدفی تنظیم شده است. در مقدمه به معرفی طرفین قرارنامه و ارائه توضیحاتی مختصر در خصوص زمینه کاری هر یک بسنده می شود.
- شرایط کلی: در این قسمت از قرارنامه توافقات صورت گرفته توسط هر یک از طرفین تا زمان تنظیم قرارنامه براساس مذاکرات انجام شده فی ما بین مندرج می گردد. علاوه بر این، ممکن است در این قسمت مواردی مطرح شود که موضوع قصد طرفین مذاکره کننده می باشند.
- اقدامات بعدی: در این قسمت شرحی از اقداماتی که هر یک از طرفین انجام آن را طی مذاکرات برعهده گرفته اند، ارائه می گردد. اقدامات مزبور ممکن است شامل اخذ مجوز از مقامات مربوطه یا رضایت اشخاص ثالث و یا انجام Due Diligence باشد. البته معمولا در این قسمت از قرارنامه به موضوع ادامه مذاکرات توسط طرفین براساس حسن نیت تا حصول و انعقاد قرارداد اصلی نیز اشاره می شود.
- محرمانگی: از جمله مهمترین قسمت های یک قرارنامه، بخش تعهد به عدم افشای اطلاعات رد و بدل شده بین طرفین طی مذاکرات و حفظ آنها به عنوان اطلاعات محرمانه محسوب می گردد. توصیه می شود که مفاد این قسمت از قرارنامه مبنی بر تعهد طرفین به عدم افشا و حفظ محرمانگی اطلاعات طرف دیگر به صورت الزام آور نگاشته شود تا در صورت هر گونه تخلفی در این خصوص توسط طرفین، امکان پیگیری حقوقی و درخواست جبران خسارات وارده در نتیجه افشای اطلاعات محرمانه ممکن باشد.
- سایر موارد: متناسب با کسب و کار طرفین قرارنامه و یا نیت آنان از تنظیم چنین سندی میتوان موضوعات گوناگونی را به این قسمت اضافه نمود. با این وجود، درج قانون حاکم بر قرارنامه و شیوه حل و فصل هر گونه اختلاف ناشی از آن از جمله موضوعاتی است که نیازمند درج در این قسمت می باشد. علاوه بر این، در این قسمت میتوان شرایطی را درنظر گرفت که در صورت وقوع آن هر یک از طرفین از حق رجوع یا صرف نظر کردن از قرارنامه برخوردار باشد؛ برای مثال می توان این حق را برای هر یک از طرفین در صورت به درازا کشیده شدن مذاکرات پیش قراردادی و عدم انعقاد قرارداد اصلی ظرف تاریخی معین، به رسمیت شناخت.
توجه به این نکته ضرورت دارد در صورتی که قرارنامه تنظیمی بین طرفین به یک قرارداد رسمی نزدیک بوده و حتی بدون انعقاد قرارداد اصلی نشان دهنده توافق بر موضوعات و مسئولیت هایی باشد که طرفین نه به صورت ضمنی و نه به صورت صریح و آشکار آن را از خود سلب نکرده اند، سند تنظیمی مزبور میتواند واجد ضمانت اجراهای حقوقی باشد.
موسسه حقوقی بیان امروز، در زمینه حقوق قراردادهای بین المللی به ارائه خدمات به اشخاص خارجی و ایرانی حقیقی و حقوقی می پردازد. از جمله این خدمات میتوان به تنظیم قرارنامه (Letter of Intent)، انجام مذاکرات پیش قراردادی به عنوان نماینده اشخاص، تنظیم متن نهایی قراردادها و مشاوره و طرح دعوا در زمینه قراردادها اشاره کرد. این موسسه حقوقی با بهره مندی از وکلای پایه یک دادگستری و مشاوران حقوقی مجرب و متخصص، آماده ارائه خدمات حقوقی مورد نیاز به منظور انعقاد قراردادهای بین المللی است.
